Membangun atau Membeli POS Restoran di Indonesia: Panduan Pembeli

Sebaiknya grup restoran di Indonesia membangun atau membeli sistem kasirnya? Pertanyaan ini biasanya muncul pada saat tertentu: gerai kedua atau ketiga akan dibuka, pemilik ingin stok dan biaya bahan terkendali, atau marketplace pesan-antar mengambil porsi pesanan lebih besar dari yang nyaman. Jawaban jujurnya, sebagian besar restoran sebaiknya membeli, sebagian kecil membangun, dan banyak yang perlu melakukan keduanya. Panduan ini menjelaskan cara mengetahui Anda termasuk kelompok yang mana.

Apa yang harus ditangani setiap POS restoran di Indonesia

Mulailah dari persyaratan yang tidak bergantung pada jalur yang dipilih. Yang pertama adalah pajak. Dalam artikel penjelasan tertanggal 19 Mei 2022, Direktorat Jenderal Pajak menyatakan bahwa makanan dan minuman yang disajikan restoran tidak dikenai PPN. Objek ini masuk pajak daerah, yaitu Pajak Barang dan Jasa Tertentu (PBJT), yang diperkenalkan UU 1/2022 tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah, dan dipungut pemerintah kabupaten atau kota, atau provinsi untuk Jakarta. Tarifnya ditetapkan dengan peraturan daerah paling tinggi 10% dari jumlah yang dibayar konsumen. DJP menyebut pengenaan 11% pada struk sebuah kafe sebagai kekeliruan.

Ada dua hal yang penting bagi sistem. Suatu usaha tergolong restoran bila paling sedikit menyediakan meja, kursi, atau peralatan makan, sehingga toko roti dengan tempat duduk tetap tercakup, termasuk untuk pesanan dibawa pulang. Selain itu, sebagaimana diberitakan DDTCNews pada 18 Juli 2023, pemerintah daerah dapat menetapkan batas peredaran usaha yang di bawahnya penjualan dikecualikan, berdasarkan Pasal 51 undang-undang yang sama, dengan perda yang harus disesuaikan paling lambat 5 Januari 2024. Karena itu, sistem kasir memerlukan tarif dan aturan pajak per gerai, bukan satu pengaturan nasional.

Persyaratan kedua adalah pembayaran. Dalam Lampung Financial Festival, Deputi Gubernur Bank Indonesia Filianingsih Hendarta menyatakan QRIS telah mencapai 15 miliar transaksi hingga Juli 2026, dengan sekitar 45 juta merchant dan 67 juta pengguna, demikian laporan Katadata pada 7 September 2026. Laporan yang sama mengutip angka Bank Indonesia per Juni, yaitu 44,86 juta merchant, 96,68% di antaranya UMKM. Kasir yang tidak dapat menerima QRIS dan merekonsiliasinya bukanlah kandidat yang serius.

Pilihan pertama: berlangganan POS siap pakai

Produk berlangganan memberi restoran kasir yang berfungsi, tiket dapur, pengelolaan meja, stok dasar, dan laporan dalam hitungan hari, dengan biaya bulanan per gerai atau perangkat. Pemasok menanggung biaya untuk mengikuti perubahan aturan pajak, metode pembayaran, dan perangkat.

• Cocok bila: satu hingga beberapa gerai, model layanan standar, dan tidak ada tim teknologi internal.
• Perhatikan: perilaku produk saat internet terputus, apakah stok dan resep cukup mendalam untuk menghitung biaya bahan, dan apakah seluruh data dapat diekspor.
• Batasannya: Anda mengikuti peta jalan yang dipilih pemasok. Fitur yang hanya Anda butuhkan mungkin tidak pernah hadir.

Pilihan kedua: ERP bersama mitra implementasi

Grup yang lebih besar terkadang memilih sistem enterprise resource planning dengan modul restoran, yang dikonfigurasi oleh integrator sistem. Konsultan global maupun integrator lokal menawarkan layanan ini. Daya tariknya adalah satu buku besar untuk pembelian, persediaan, produksi, keuangan, dan penjualan di beberapa badan hukum.

• Cocok bila: beberapa perusahaan atau merek memerlukan laporan konsolidasi, pembelian terpusat, dan alur persetujuan formal.
• Perhatikan: biaya lisensi per pengguna, biaya kustomisasi dan pengujian ulangnya setiap kali ada pembaruan, serta kasir yang dirancang untuk ritel sebelum restoran.
• Batasannya: implementasi memakan waktu berbulan-bulan, dan pengalaman staf di lantai restoran sering menjadi bagian terlemah.

Pilihan ketiga: membangun sendiri

Membangun berarti memesan perangkat lunak yang menjadi milik bisnis. Ini jalur yang paling mahal di awal dan satu-satunya yang tanpa batas.

• Cocok bila: cara Anda melayani tamu adalah keunggulan bersaing, misalnya alur pemesanan yang tidak biasa, program keanggotaan yang menjadi inti merek, atau model waralaba yang hendak dijual.
• Perhatikan: bagian yang tidak glamor. Penjualan luring, dukungan printer dan perangkat, perubahan pajak, keamanan, dan dukungan sepanjang waktu menjadi tanggung jawab Anda.
• Batasannya: produk memerlukan pemilik selama produk itu berjalan, bukan hanya sampai peluncuran.

Pola hibrida yang akhirnya dipilih sebagian besar grup

Menurut pandangan kami, pola paling praktis bagi grup yang sedang tumbuh adalah membeli yang bersifat komoditas dan membangun yang menjadi pembeda. Kasir, tiket dapur, stok, dan akuntansi serupa di setiap restoran, sehingga sebuah produk dapat mengerjakannya dengan baik. Hubungan dengan tamu tidak demikian. Website dan aplikasi pemesanan dengan merek sendiri, program loyalitas, serta data yang dihasilkannya layak dimiliki, karena pesanan yang masuk di sana tidak dibagi dengan marketplace dan daftar pelanggan tetap berada di restoran. Kedua bagian itu dihubungkan melalui antarmuka produk, dan itulah sebabnya integrasi masuk dalam daftar periksa di bawah.

Pertanyaan yang perlu diajukan sebelum tanda tangan

• Luring: apa saja yang dapat dilakukan kasir tanpa koneksi, dan bagaimana penjualan disinkronkan setelahnya?
• Pajak: dapatkah setiap gerai memiliki tarif PBJT dan aturan service charge sendiri, dan siapa yang memperbaruinya saat perda berubah?
• Pembayaran: acquirer QRIS mana yang didukung, dan bagaimana settlement serta biayanya direkonsiliasi dengan bank?
• Data: dapatkah Anda mengekspor setiap penjualan, pelanggan, dan pergerakan stok kapan saja dalam format yang dapat digunakan?
• Integrasi: adakah antarmuka terdokumentasi untuk website, aplikasi, akuntansi, atau kanal pesan-antar Anda?
• Biaya: berapa total selama tiga tahun, termasuk perangkat, pelatihan, dukungan, dan perubahan?
• Jalan keluar: apa yang terjadi pada data dan layanan Anda bila Anda berhenti atau pemasok berhenti beroperasi?

Cara memutuskan

Tuliskan tiga hal yang dilakukan restoran Anda secara berbeda dari restoran di sebelahnya. Jika daftarnya kosong, belilah, dan gunakan penghematannya untuk pelatihan. Jika perbedaannya ada di back office, seperti dapur pusat atau beberapa perusahaan, pertimbangkan ERP atau produk dengan persediaan dan produksi yang kuat. Jika perbedaannya ada pada cara tamu menemukan, memesan, dan kembali, pertahankan kasir yang dibeli dan bangun kanalnya. Apa pun jalurnya, jalankan layanan sungguhan di sistem itu sebelum berkomitmen: satu malam yang ramai memberi tahu lebih banyak daripada demonstrasi mana pun.